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“家庭档案”宣传资料
作者:佚名   来源:本站原创   发布时间:2014-09-17   浏览次数:3187   [关闭]

“家庭档案”宣传资料

(一)建立家庭档案的意义
在社会快速发展和社会全面进步、人民生活显著改善、文化水平普遍提高的今天,建立家庭档案以满足人们对科学、文明、健康生活方式的追求,促进以“物质”、“精神”和“文化”幸福为主要内容的家庭和谐,具有十分重要的意义。

1、建立家庭档案,可减低维权成本,提高生活质量。

2、建立家庭档案,为家庭生活引入档案意识和科学管理观念,促进人们重视历史,崇尚秩序,注重细节,严谨作风,从而形成文明健康的生活方式。
3、建立家庭档案,为家庭成员提供情感交流的载体和途径,共同回忆过去的美好时光,共同创造人生的幸福片段,丰富家庭生活内容,增强家庭凝聚力和亲和力。
4、建立家庭档案,坚持不懈地总结和回顾,有助于家庭成员互敬互爱,相互激励,培养积极进取、奋发向上的精神。
5、建立家庭档案,为家庭注入文化气息,让家庭更文明,让生活更有品位。


(二)家庭档案的作用
家庭档案对于普通人家来说,并不鲜见,因为家庭成员在成长和从事社会实践中必然会形成种种不同形式和载体的原始记录。日常生活中,每个家庭都不同程度拥有各类证件、证书、家电设备说明书、卫生保健资料、契约合同、购物凭证、照片、光盘以及来往书信、纪念品、收藏品,甚至更高层次的日记、大事记、回忆录等等。这些都是家庭档案的重要组成部分,在家庭生活中发挥着重要作用。家庭档案的作用主要表现在:
1、家庭档案是维护家庭及成员合法权益的原始凭证及法律证据,是落实政策、处理纠纷的重要依据。如财产凭据、保险合同、学历学位证书、结婚证书、户籍证明等,在日常生活中均发挥重要作用。
2、家庭档案是家庭日常生活管理的好帮手。如借助说明书,你可轻松地进行电器的维修;当购置财物需退换时,购物发票可维护你的权益;孩子的免疫登记册提醒你及时为孩子接种疫苗预防疾病。
3、家庭档案是家庭教育和家庭文化传承的有效载体。利用家史、自传、回忆录、家庭成员的工作业绩以及家庭照片的今昔对比,可以对家庭成员,尤其是对子女进行教育,培养良好的家风;原始的家庭活动记录,也是日后编写家史、自传的第一手珍贵材料。
4、家庭档案是休闲文化的一个重要组成部分。在空闲时间里浏览家庭中的日记、作品、影集,能陶冶情操,营造温馨家庭的氛围,增进家庭成员之间的感情,从而得到精神上的放松与休闲。

(三)家庭材料收集的范围:

1.家庭理财方面的材料:包括家庭收入、支出账目,存单、股票等各类投资交易证卡,有价证券、工资条、水电费支出记录、保险凭据、借条、合同契约、贵重物品清单和发票等。

2.家庭各类证(薄):包括房产证、土地证、出生证、学生证、毕业证、学位证、工作证、结婚证、身份证、户口簿、借书证、职称资格证书、聘书、独生子女证和技术资格等级证书等。

3.家用电器、设备方面的材料:包括各种家用电器、防盗门、整体橱柜、家具的说明书、保修卡、维修单、电路图和维修地点、联系电话等。

4.医疗保健方面的材料:包括婴儿出生、保健材料;家庭成员病历、诊断书、医疗保健卡、X光、CT等检查结果及片子,心脑电图、化验单、体检表、血型报告、住院记录、疫苗接种和药物过敏记录、家庭成员意外伤害记录及医院处方、饮食禁忌等。

5.交友联谊方面的材料:包括亲朋好友的住址、电话号码,老师、同事、同学名录、来往书信、贺卡等。

6.家庭成员个人成长方面的材料:包括家庭成员的生日、结婚纪念日及入学、入团、入党、应聘、升职、乔迁的日期,自传、简历、日记,奖状、奖牌、奖章,各种考试的成绩单。

7.爱好、收藏:包括家庭成员个人爱好、收藏,如:书法、书画作品、学术论文、专著、在各类报刊发表的文章及作品,名人好友题字题词等,邮票及封片等邮品,各类艺术品收藏,书报刊物收藏等。旅游景点门票、导游图、旅行线路图、宾馆介绍、登程返程车票机票、游览日记等。

8.家庭历史方面的材料:包括生卒日期、遗嘱、遗照、家谱族书、家史以及藏书、收藏品等。

9.音像(电子)材料,包括家庭成员各个时期的照片,结婚、寿庆、旅游观光、聚会娱乐等活动形成的录音(录像)带、光盘、软盘等。

10.其它方面的材料:其他有保存价值的家庭材料。

(四)家庭材料的分类

 家庭材料分类,就是将收集好了的家庭及其成员所形成的全部材料,按其来源、时间、内容和形式的异同,分成一定的层次和类别,使家庭材料构成一套有机的整体。通常采用如下几种分类方法:

1.按内容分类法:

内容分类法是指按照家庭材料的内容所论述和反映的问题来设立类、项进行分类的方法。分为财产类、证件类、说明书类、健康类、交友联谊类、个人履历类、爱好收藏类、家谱家族类、音像(电子)类、其它类(注:同收集范围的十个方面的材料)

 2.按名称分类法

名称分类法就是按照家庭材料的名称来分类整理,这种分类在实际整理中较为常用。一是传记类,如家谱,家史、自传、回忆录、日记等。二是证件类,如学历证书、职称证书、工作证、结婚证、出生证、选民证、独生子女证、党团员证、会员证、任务书、奖状、证书等。三是凭据类,如契约、盟约、合同、公证书、购物凭证、借货字据、以及房屋产权证、土地使用证等。四是书信类,如家庭成员与亲朋好友的来往信件等。五是文书表册类,申请书、总结报告、自我鉴定、履历表、登记表、奖惩材料以及家庭成员论文著述等。六是音像(电子)类,如家庭成员的文娱生活声像片,有关学习和工作照片、录音、录像带、光盘、软盘等。七是重要文摘、书画及剪贴资料。八是其它类。

3.按家庭成员分类法

家庭成员分类就是按照家庭中每个成员进行分类来整理,即家庭中有多少成员可设多少类,外加综合类。每个家庭成员由生到死形成的全部档案作为家庭档案类目之一,家庭整体形成的材料或者归不了家庭成员类中的材料可放入综合类。

4.按年度(代)分类法

年度(代)分类就是按照家庭材料形成的不同年度或者年代进行分类来整理。如果家庭材料每年形成的材料数量多,就可以直接采用年度分类法,如1999年、2000年……。材料比较少的家庭,则可以采用年代分类法,即把材料分成几个阶段或时期来进行整理,如80年代、90年代……,或婴幼儿时期、少年时期……。

 5.按保管期限分类法

保管期限是指档案材料保存的最高期限。它一般分为永久、30年、10年三种,家庭档案的保管期限应根据各自家庭档案数量的多少及重要程度自行制定。

 前面介绍了五种基本的家庭档案分类法,在实际分类当中,这些分类法并不单独使用,因为一个特性是难全面反映出家庭档案的内容和成份的,因而,一般都是两种或两种以上的分类法结合起来运用。

 值得注意的是,分类方法的结合运用,只能在分类的不同层次中分别选用不同的分类方法,而不能在分类的同一层次中同时采用两种或两种以上的分类方法。也就是说,要全面揭示出家庭档案的内容和成份,可采取第一层次以年度分类,第二层次以成员分类,第三层次以问题分类;或第一层次用成员、第二层次用年代,第三层次用问题……这种多层次的分类方法,其主要优点是:分类整理后的档案材料,不会因家庭成员的迁移而影响档案的管理。比如:家庭中的子女成年婚嫁后,有关他们的家庭档案材料交子女保管是很方便的。当然,如果家庭档案材料数量少,就应该选用其他的分类方法。

 除以上分类法外,我们还可以列出许多其它的组合分类方法,家庭档案的分类,究竟采用几个层次,怎样组合分类好?应根据各个家庭的具体情况来决定。

(五)家庭材料的排列

 家庭材料分类方法确定后,要按照家庭材料分类对家庭材料进行系统地排列。家庭材料一般在二级类目下进行系统排列,可以按形成时间或重要程度排列顺序。即形成时间早的排在前面,晚的排在后面。

 值得注意的是:无论是按时间顺序还是按重要程度排列,都不能将内容联系紧密的一组家庭材料打乱拆开,也就是说反映家庭生活、家庭成员工作的同一项活动、同一项事物材料不能分散开来排列。如果轻易将一些彼此之间内容联系十分紧密的材料拆散了,上下材料之间衔接不上,使用这些家庭档案的时候会感到很麻烦。排列家庭档案材料要综合考虑多方面的因素,结合自已家庭的情况选择恰当的方法,灵活处理。

(六)家庭材料的装订

 按“件”进行装订。这里的“件”,一般以每一份档案材料为一件,材料中的正本和定稿为一件,正文和附件为一件,原件和复印件为一件,名册、图册等一本为一件等。

 装订方法有:1.粘接式, 用胶水或固体胶等粘贴的方法;2.变形材料采用钢夹、塑料夹等;3.缝纫机扎边扎在每件的左边;4.无酸纸封套 ,一个封套装一件。装订方法不作统一要求,各家庭自行选用。

(七)家庭材料的编号

 家庭材料的编号包括编件号和编页号,即每“件”材料加盖一个归档章,盖在每一件首页上方空白处,要醒目,件号在同一类内按家庭材料的排列顺序,从“1”开始编流水号。每一“件”材料内编页号,用以固定家庭档案材料的位置。每一件的页号编在每页的右下方,如果两面有字的两面都要编页号,即正面编在右下方,背面编在左下方;如果在一张衬垫纸上贴有多张32开的文件(如 发票等)则以原件为对象,每一小张纸编一个页号,不要错编制在衬垫纸上,每一件的页号都是从“1”开始编流水号。

(八)家庭材料的编目

 家庭材料编目就是按分类后逐“件”编制家庭档案目录,填写档案盒背脊标签。编制家庭档案目录应依据家庭档案分类方法和家庭材料的排列顺序,逐“件”编制目录,以系统全面地揭示家庭档案的全貌。

 家庭档案材料目录(如图)项目有:件号、责任者、文号、题名、日期、页(张)数、备注等。为了方便利用、归位家庭档案,可以在家庭档案归档目录上方加上类别、盒号两项。

家 庭 档 案 归 档 目 录

  类别盒号

件号

责任者

日 期

页 数(张)

备 注

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

 件号就是每一份材料的流水号。

 责任者就是指家庭材料的形成者,家庭档案的形成者多数是家庭成员,也有的是社会上的组织或者个人,如购买物品带来的发货票、说明书,这时的责任者则是这些物品的生产厂家或者是销售商。

 题名就是指档案材料的标题,它是档案材料的重要特征,它直接表达了档案材料的内容和中心主题。当有的材料没有标题时应拟制标题。通常情况下,题名包括作者、内容、材料种类等项目。作者是指形成材料的人,比如日记、书信、手稿等等,都是某一个家庭成员形成的,需要说明的这是什么人的日记、书信、手稿;不少家庭材料无需标明内容这个成分,比如说XXX日记,就没有必要写明日记中的内容,当然有的就要标出;题名还要写清楚档案的种类,比如XXX毕业证书、成绩报告单等。总之,撰写题名要讲究完整、准确、简明、统一。

 日期即档案材料的形成日期。填写日期项时应以8位阿拉伯数字标注,如2001年1月12日,标注为20010112。

 页(张)数应以“件”为单位计算一件的总页(张)数,用阿拉伯数字标注。计算页(张)数时,以档案材料中有图文的页面为一页,空白页不计,这里的图文是指与档案材料内容相关的文字、图画等,与档案材料内容无关的有图文的页数也不计。

 备注项用于填写档案材料需要补充和说明的情况。包括秘密、缺损、修改、补充、移出、销毁等。

 家庭档案目录在一般的档案用品商店都有销售,家庭可以购买,也可以用电脑打印或者手写。

(九)家庭档案装盒

 家庭档案的装盒是指将家庭档案材料在同一类别内按件号顺序装入档案盒,填写档案盒背脊项目的工作。它包括家庭纸质档案材料的装盒、家庭照片档案装盒(册)、家庭音像(电子)档案装盒。值得注意的是:装盒应按分类方法的不同将不同类别的档案材料装入不同的档案盒中;应根据档案材料的多少、厚度来选择适宜的档案盒;应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与档案材料目录中相应条目的排列顺序相一致,一盒装满后,顺次装入下一盒,以便于检索、查询和利用完毕归位;不同保管期限的家庭材料不要装在同一档案盒内。

 注意:照片档案有专门的照片档案盒。

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